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ホウレンソウに5W2Hの視点を加えてビジネス・コミュニケーションを円滑にする方法

皆さん、こんにちは。山本隆@マーケティングです。

今週の月曜朝会・1分スピーチの担当だったんですが、ちょっと作業が立て込んでブログ掲載が遅れてしまいました。

また、今日は先にお知らせしていたオフィス移転の初日でして、移転先の恵比寿で工事立会いの時間を利用してブログアップさせていただきます。

ホウレンソウに5W2Hの視点を加えてビジネス・コミュニケーションを円滑にする方法
(c) Ryo.WATANABE写真素材 PIXTA


■朝会スピーチのお題は「ホウレンソウと5W2H」
ポパイが食べる野菜のほうれん草ではなく、ビジネス・コミュニケーションの基本と言われる「報告」「連絡」「相談」の頭文字をとって「報・連・相」(ホウレンソウ)と読ませるアレですね。

ただこのホウレンソウ、狭い観測範囲ではありますが私がビジネス社会に参加した20数年前には耳にしたことのなかった言葉でした。

その当時私が教わったのは、「インプットした時もアウトプットする時も"5W2H"にまとめるクセをつけろ!」ということで、事あるごとに口酸っぱく、それはもう厳しく指導されたものでした。

その後、「アウトプットはホウレンソウで」というブーム(?)がやってきた時にスンナリ対応できたのも、報告=事後、連絡=事中、相談=事前のように、"5W2H"で言うところの「相手=Who」や「コンテンツ=What」、「金額=How much」に合わせて「When=タイミング」を使い分ければいいんだなと、その意義や意味を理解できたお陰だと感謝してます。


と、ここまでが1分で紹介した内容ですが、企業ミッションとして「IT・インターネットを活用した~」と掲げるウェブアークですから、ホウレンソウに合わせて使っているコミュニケーション・ツールをこの機会にまとめておこうと思います。


■ホウレンソウに即したコミュニケーション・チャネル(のまとめのようなもの)

以下、ライフハックの研究家には笑われてしまうと思いますが、そこはそれとしてご容赦くださいませ。

▼報告ツール(事後)
対面による報告を代替・補完しつつ、いわゆる「報告書」のようにガッツリと事後に行われるコミュニケーションでしょうから、確実性・信頼性が求められるのではないでしょうか?
だとすると、まず頭に浮かぶのはeメール。やはりインターネット以前の社内メールの頃から使われていますから、情報の到達率でも信頼のおけるチャネルと言えるでしょう。

▼連絡ツール(事中)
ここで求められるのは何よりもスピード・迅速性でしょうから、電話やインスタント・メッセンジャーのようにリアルタイムでレスポンスできるツールがいいですね。

▼相談ツール(事前)
実はこの相談、"事前のアクション"は「段取り八分」と言われるぐらい重要度の高いステップですが、相談行為自体には事前の段取りに手間のかからない利便性のあるチャネルがよいでしょうね。そして、可能であれば完全双方向で複数の知恵を拝借できる「対面会議・打合せ」が一番なんでしょうけど、離れたところにいる人まで巻き込むことを考えると電話会議(テレカンファレンス)やインスタント・メッセンジャーのようなツールを組み合わせるとよいでしょう。
また、時間的に余裕のあるようなケースであれば、掲示板やメーリングリストも使えるでしょうし、最近であればSNSのコミュニティやグループ機能を使ってもよいでしょうね。


表にするとこんな感じ? ※クリックで拡大

ホウレンソウに5W2Hの視点を加えてビジネス・コミュニケーションを円滑にする方法

▼参考情報

ホウレンソウとは ~ exBuzzwords用語解説

・報告:上司から指示・命令をうけたことに関して、その遂行の状況・結果を述べること
・連絡:関与者に必要な情報や有効な情報を自らの意志で知らせること
・相談:解決したいテーマについて上司や先輩・同僚の意見を求めること

5W2Hとは ~ exBuzzwords用語解説

5W1Hに加えて、「How much(いくらで)」を加えてもの。
5W1Hに「How much」と「Whom(誰に対して、誰とともに)」を加え、6W2Hとすることもある。

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